Como melhorar a gestão de imóveis na locação

Administrar imóvel alugado é repetir, todo mês, uma sequência de tarefas com prazo: cobrar, dar recibo, repassar ao proprietário, reajustar no aniversário do contrato e, no fim, vistoriar a devolução. A maior parte dessas regras está na Lei do Inquilinato, a Lei 8.245/1991, que trata das locações de imóveis urbanos¹. Outras vêm do Código Civil e da Receita Federal. Este guia percorre o ciclo do contrato e aponta, em cada etapa, a regra e a rotina que evitam retrabalho e discussão.

Por que a vistoria de entrada decide a de saída?

Porque a lei compara a entrada com a saída. O locador deve fornecer ao inquilino, se ele pedir, uma descrição minuciosa do estado do imóvel na entrega, com referência expressa aos defeitos que existirem (art. 22, V)². Ao fim da locação, o inquilino deve devolver o imóvel no estado em que o recebeu, salvo as deteriorações do uso normal (art. 23, III)³. E deve reparar logo os danos que ele, seus dependentes, familiares, visitantes ou prepostos causarem (art. 23, V)³.

Na leitura do Resumo, sem descrição de entrada não há com o que comparar a saída, e a conta do reparo vira palavra contra palavra. O laudo de vistoria com fotos datadas é o jeito prático de cumprir esse dever e de guardar a prova. Uma rotina que funciona:

• Fotos de cada cômodo, com pintura, pisos, portas, janelas e metais, e a leitura dos medidores de água, luz e gás.
• Lista das chaves entregues e dos itens que ficam no imóvel.
• Laudo assinado pelo inquilino e pelo locador ou pela imobiliária, com uma via para cada parte.
• Um prazo curto, combinado no contrato, para o inquilino apontar defeito que a vistoria não pegou.
• Na saída, a mesma sequência, com as fotos de entrada e de saída lado a lado.

Durante o contrato, o inquilino deve permitir a vistoria do imóvel pelo locador ou por quem o represente, com dia e hora combinados antes (art. 23, IX)³. Na leitura do Resumo, uma visita periódica, combinada com o inquilino, evita que um vazamento pequeno vire obra na devolução.

Quem paga o quê durante a locação?

A Lei do Inquilinato divide as despesas entre locador e inquilino. As principais:

O inquilino só é obrigado a pagar as despesas ordinárias de condomínio se forem comprovados a previsão orçamentária e o rateio mensal, e pode exigir essa comprovação a qualquer tempo (art. 23, § 2º)³. Do lado do locador, a lei manda exibir ao inquilino, quando ele pedir, os comprovantes das parcelas cobradas (art. 22, IX)². Na prática, isso significa guardar o demonstrativo do condomínio e as guias de imposto de cada mês junto com o contrato.

A taxa de administração merece atenção à parte. Ela é obrigação do locador (art. 22, VII)². E a lei trata como contravenção penal exigir do inquilino, por motivo da locação, quantia além do aluguel e dos encargos permitidos (art. 43, I)⁴. Na leitura do Resumo, ela não entra no boleto do inquilino.

Que garantia pedir?

A lei admite estas modalidades de garantia: caução, fiança, seguro de fiança locatícia e cessão fiduciária de quotas de fundo de investimento (art. 37)⁵. O contrato só pode ter uma delas, porque mais de uma no mesmo contrato é vedada sob pena de nulidade (art. 37, parágrafo único)⁵. Na rotina, registre no cadastro do contrato qual garantia foi dada e, se ela tiver vencimento, a data em que precisa ser renovada.

Como reajustar o aluguel sem erro?

O valor do aluguel é livre, mas não pode ser fixado em moeda estrangeira nem atrelado à variação cambial ou ao salário mínimo (art. 17)⁶. O reajuste por índice de preços é admitido nos contratos de prazo igual ou superior a um ano, e a cláusula com periodicidade inferior a um ano é nula de pleno direito (Lei 10.192/2001, art. 2º, caput e § 1º)⁷. As partes também podem, de comum acordo, fixar um novo valor ou incluir e mudar a cláusula de reajuste (art. 18)⁸.

Na rotina, o que evita erro é o cadastro: cada contrato com o índice contratado e a data de aniversário, conferidos contra o contrato assinado. Depois:

• Antes do aniversário, liste os contratos que serão reajustados.
• Calcule pela variação acumulada do índice do contrato desde o último reajuste, com o número publicado por quem calcula o índice.
• Mande ao inquilino o índice, o período usado e o valor novo antes de emitir o boleto reajustado.
• Guarde o cálculo no histórico do contrato.

E quando o aluguel se afasta do mercado?

Sem acordo, o locador ou o inquilino pode pedir a revisão judicial do aluguel, para ajustá-lo ao preço de mercado, depois de três anos de vigência do contrato ou do último acordo (art. 19)⁹. Na ação revisional, o juiz pode fixar um aluguel provisório: se a ação for do locador, ele não passa de 80% do valor pedido; se for do inquilino, não fica abaixo de 80% do aluguel vigente (art. 68, II)¹⁰.

Antes da ação, a lei permite que as partes fixem de comum acordo um novo valor (art. 18)⁸. Na leitura do Resumo, vale marcar no calendário da carteira quando cada contrato passa a admitir a revisão e abrir a negociação antes, com uma pesquisa de preços de imóveis parecidos na mesma região.

O que o recibo e a cobrança precisam mostrar?

O locador deve dar ao inquilino recibo discriminado de tudo o que ele pagou, e a quitação genérica é proibida (art. 22, VI)². Se o contrato não fixar a data, o inquilino paga até o 6º dia útil do mês seguinte ao vencido (art. 23, I)³. Na prática, cada verba vai em linha própria no boleto e no recibo (aluguel, condomínio, imposto, seguro, multa e juros), com o mês de referência.

A organização também pesa na cobrança. O Código de Processo Civil dá força de título executivo ao crédito de aluguel e de encargos como taxas e despesas de condomínio, desde que comprovado por documento (art. 784, VIII)¹¹. Na leitura do Resumo, contrato assinado, recibos discriminados e demonstrativos guardados são o que permite cobrar sem discutir cada valor.

Como repassar e prestar contas ao proprietário?

Quando o proprietário dá à imobiliária poderes para agir em nome dele, a relação é de mandato: o Código Civil chama assim a situação em que alguém recebe de outro poderes para, em nome dele, praticar atos ou administrar interesses (art. 653)¹². Estes deveres do mandatário pesam no repasse:

• Prestar contas da gestão ao proprietário e transferir a ele o que receber por causa do mandato (art. 668)¹².
• Agir com a diligência habitual e indenizar o prejuízo que causar por culpa (art. 667)¹².
• Pagar juros sobre as quantias que devia entregar ao proprietário e usou em proveito próprio, desde o momento do abuso (art. 670)¹².

Na leitura do Resumo, o extrato mensal é a prestação de contas do dia a dia. Ele deve mostrar, por imóvel, a data do pagamento do inquilino, o valor bruto, a taxa de administração, os descontos com comprovante (um reparo, uma despesa extraordinária de condomínio), o valor líquido e a data do repasse. Manter o dinheiro dos proprietários separado do caixa da imobiliária é a forma mais simples de mostrar que ele não foi usado para outra coisa.

Que obrigação a imobiliária tem com a Receita Federal?

A Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (Dimob). Segundo a Receita, ela é exigida, entre outros casos, das pessoas jurídicas e equiparadas que intermedeiam aquisição, alienação ou aluguel de imóveis ou fazem sublocação, e das constituídas para construir, administrar, alugar ou alienar patrimônio próprio, dos condôminos ou dos sócios, conforme o art. 1º da Instrução Normativa RFB nº 1.115/2010¹³. A entrega vai até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte ao das informações: a declaração referente a 2025, por exemplo, teve prazo até 27 de fevereiro de 2026^13,14.

Na locação, a declaração traz os pagamentos do ano discriminados mês a mês, qualquer que seja o ano em que o contrato foi assinado¹⁵. O rendimento entra no mês em que o inquilino paga à administradora, mesmo que o repasse ao proprietário saia depois¹³. A entrega fora do prazo ou com erro sujeita a empresa às multas do art. 57 da Medida Provisória nº 2.158-35, de 2001, segundo a Receita¹⁵.

Na leitura do Resumo, a Dimob é o motivo mais concreto para registrar cada recebimento no dia em que ele acontece, com os dados do inquilino e do proprietário: montar a declaração de um ano inteiro a partir de extratos bancários é onde os erros aparecem.

A rotina do mês

• Conferir os pagamentos recebidos e cobrar os atrasados.
• Emitir recibo discriminado de cada pagamento.
• Repassar aos proprietários e enviar o extrato.
• Listar os contratos com aniversário próximo e calcular o reajuste pelo índice de cada um.
• Guardar demonstrativos de condomínio e guias de impostos com o contrato.
• Agendar as vistorias de saída e comparar com o laudo de entrada.
• Registrar cada recebimento com os dados que a Dimob pede.

Este guia é informativo e não substitui a orientação de um advogado no caso concreto.